引言：企業(yè)為員工辦理因公出國(境)手續(xù)時，需要相關(guān)部門審批及提供所需材料，但在辦理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)審批時間長、材料準備不充分等情況而影響出國，更有可能因此而錯失某個大單或者關(guān)鍵的合作機會。慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了外事業(yè)務(wù)的全生命周期管理平臺，從而提高外事業(yè)務(wù)效率和外事管理水平，避免此類情況的發(fā)生。

隨著我國越來越多企業(yè)制定并落實走出去戰(zhàn)略，以及“一帶一路”國家戰(zhàn)略的推進，我國企業(yè)因公出國(境)的人員不斷增多，這對企業(yè)外事管理工作帶來了挑戰(zhàn)。正是為了幫助大型集團企業(yè)有效應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，北京慧點科技有限公司(簡稱慧點科技)推出了慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)，旨在為集團企業(yè)的外事業(yè)務(wù)提供全生命周期的管理平臺。這也是慧點科技落實細分市場戰(zhàn)略的又一舉措。

不讓出境問題阻礙業(yè)務(wù)開展

談到大型集團企業(yè)在因公出國(境)管理方面面臨的挑戰(zhàn)，慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理潘文凱介紹，因公出國(境)業(yè)務(wù)程序復雜、手續(xù)繁瑣、牽涉部門多，集團與下屬企業(yè)之間的數(shù)據(jù)不能共享，而且因公出國的團組和人數(shù)眾多，主管部門的工作壓力很大。不僅如此，由于缺乏管理規(guī)范和有效的管理工具，還可能出現(xiàn)辦理不及時，或因資料準備不充足被拒簽等情況，進而錯失某個大單或重要的合作機會。

與此同時，為了強化因公出國(境)管理，降低經(jīng)費，相關(guān)部門先后出臺了一系列規(guī)定和辦法，對因公出國(境)管理提出了明確要求。如2008年的《關(guān)于進一步加強因公出國(境)管理的若干規(guī)定》(中辦發(fā)[2008]9號)、2012年的《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中央紀委等部門<因公出國人員審批管理規(guī)定>的通知》(中辦發(fā)[2012]5號)和2013年的《財政部、外交部關(guān)于印發(fā)<因公臨時出國經(jīng)費管理辦法>的通知》(財行[2013]516號)等。如何滿足有關(guān)部門在因公出國(境)方面的監(jiān)管需求，也是集團企業(yè)面臨的一個挑戰(zhàn)。

慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理潘文凱

潘文凱認為，在信息化應(yīng)用不斷深入的背景下，企業(yè)應(yīng)充分利用IT手段來建立、健全外事管理體系，規(guī)范和強化管理，提高出國(境)業(yè)務(wù)辦理效率和管理水平，為企業(yè)拓展海外業(yè)務(wù)、提升國際競爭力提供一個有效的支撐工具。

“盡管有些信息化應(yīng)用較好的企業(yè)已經(jīng)利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)了因公出國(境)審批、護照管理等功能，但是此類應(yīng)用功能過于單一，無法全面滿足集團企業(yè)在因公出國(境)管理方面的需求。很多集團型企業(yè)都希望借助一套功能完善的系統(tǒng)來輔助因公出國(境)管理，提升業(yè)務(wù)效率。”潘文凱介紹，在這一背景下，慧點科技基于對眾多大型集團企業(yè)外事管理業(yè)務(wù)的研究和信息化建設(shè)經(jīng)驗，采用服務(wù)化、協(xié)同化的設(shè)計理念為企業(yè)用戶打造了一個外事管理平臺——慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)。

支持全生命周期管理

潘文凱介紹，慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)旨在幫助企業(yè)建立一個科學、合理的因公出國(境)管理機制，提供外事信息門戶、因公出國計劃管理、出國業(yè)務(wù)審批、外國人來華邀請函管理、證件管理等功能，為集團企業(yè)的外事業(yè)務(wù)提供全生命周期管理平臺。系統(tǒng)為因公出國(境)個人或團組的手續(xù)辦理提供全程電子化管理提供支撐，其中包括因公出國團組登記、任務(wù)批件生成、護照辦理、簽證辦理等相關(guān)事宜，并將申請信息上報至政府主管部門，完成團組護照、簽證辦理信息的上報工作。

系統(tǒng)還具有良好的兼容性和擴展性，企業(yè)可根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要進行定制開發(fā)，還可通過集成應(yīng)用模塊與外部接口集成，實現(xiàn)生物信息采集、授權(quán)公網(wǎng)自動上報等功能，為企業(yè)員工和外管理部門提供高效、暢通、便捷的因公出國(境)業(yè)務(wù)辦理通道,提升企業(yè)外事工作效率和管理水平。

慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

潘文凱總結(jié)說，慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)主要具有以下六個特性：

第一，提供一站式服務(wù)。實現(xiàn)因公出國(境)業(yè)務(wù)全程網(wǎng)絡(luò)化辦理，員工可以自助填報相關(guān)資料，查詢辦理狀態(tài)及相關(guān)信息;外事主管部門在線完成護照、簽證的審批、辦理等業(yè)務(wù)，提升辦事效率。

第二，支持多級授權(quán)管理。系統(tǒng)提供靈活的權(quán)限和角色管理功能，用戶可根據(jù)實際管理需要，對下屬企業(yè)的用戶權(quán)限、審批規(guī)則進行分級設(shè)置、管理。

第三，支撐規(guī)范化的辦理流程。系統(tǒng)依據(jù)國家政策和條例的指導，結(jié)合企業(yè)外事工作制度的實際要求，設(shè)置了動態(tài)的業(yè)務(wù)辦理流程，實現(xiàn)對因公出國(境)業(yè)務(wù)審核審批的標準化、規(guī)范化、透明化。

第四，提供智能化的監(jiān)控預警功能。系統(tǒng)按照中央有關(guān)政策和外事管理相關(guān)規(guī)定，設(shè)置內(nèi)部預警規(guī)則，對提醒事宜進行監(jiān)控、對違規(guī)行為進行分級警告，并自動發(fā)送提醒信息，實現(xiàn)了智能化預警監(jiān)控。

第五，提供便捷的統(tǒng)計、查詢功能。系統(tǒng)支持單項查詢、組合查詢、自定義查詢等多種查詢方式，可對團組、人員、批件等要素進行綜合統(tǒng)計和查詢，還可將結(jié)果以Excel格式導出，高效實用。

第六，支持移動化應(yīng)用。用戶可通過手機、平板電腦等移動設(shè)備登錄系統(tǒng)，實時獲取業(yè)務(wù)辦理狀態(tài)等相關(guān)信息。

不止于提高效率

潘文凱認為，慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)給客戶帶來的價值主要包括以下四個方面：

首先，提升管理效率。系統(tǒng)為企業(yè)對因公出國(境)業(yè)務(wù)進行全生命周期管理提供支撐，有效提升業(yè)務(wù)審批和辦理效率，并且大大提高信息上報、統(tǒng)計和查詢的效率。

其次，形成統(tǒng)一、規(guī)范的管理。系統(tǒng)能夠有效支撐管理過程的規(guī)范化，滿足企業(yè)對因公出國(境)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管控要求，實現(xiàn)專業(yè)管控的體系化。

再次，強化管控、監(jiān)督。相關(guān)部門能夠借助系統(tǒng)實現(xiàn)對下屬部門的監(jiān)管，實現(xiàn)對證件的狀態(tài)監(jiān)控，實現(xiàn)對持證人的跟蹤、出入境狀態(tài)監(jiān)督。

最后，強化相關(guān)業(yè)務(wù)的協(xié)同，實現(xiàn)分層級、多部門的業(yè)務(wù)協(xié)作、辦理。

潘文凱透露，盡管慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)推出的時間并不長，但是很多客戶都對該系統(tǒng)感興趣，并且已經(jīng)有一些集團企業(yè)開始嘗試應(yīng)用，取得了不錯的成效。伴隨越來越多集團企業(yè)業(yè)務(wù)的國際化發(fā)展和國家“走出去”的利好趨勢，該系統(tǒng)將擁有越來越廣闊的市場前景。

某國際化礦業(yè)集團就是因慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)的受益用戶之一。該集團連續(xù)多年上榜世界500強企業(yè)，員工17.7萬人，擁有有色金屬、黑色金屬流通、黑色金屬礦業(yè)、金融、地產(chǎn)建設(shè)、科技六大業(yè)務(wù)中心，主要海外機構(gòu)遍布全球34個國家和地區(qū)，控股8家境內(nèi)外上市公司。該集團通過采用慧點科技因公出國(境)管理系統(tǒng)的因公出國流程、因公護照/簽證辦理申請、因公證件登記管理、外國人來華邀請函業(yè)務(wù)管理等功能，從而實現(xiàn)了集團出國(境)手續(xù)辦理流程的電子化，并與外交部相關(guān)系統(tǒng)互聯(lián)互通，提高了業(yè)務(wù)辦理效率，有效支撐了管理制度的落地。