作為建設(shè)最早，用戶最多、最常用的管理信息化系統(tǒng)之一，OA系統(tǒng)在國內(nèi)大中型企業(yè)中已經(jīng)得到了普遍應(yīng)用，并成為這些企業(yè)進(jìn)行組織管理、知識管理、流程管理和集團(tuán)管控等不可或缺的工具。經(jīng)過多年的發(fā)展，許多企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模、管理模式已經(jīng)發(fā)生了顯著變化，并由此產(chǎn)生一些新的應(yīng)用需求，很多原有的OA系統(tǒng)面臨著優(yōu)化、升級。

對此，國內(nèi)知名OA企業(yè)北京慧點(diǎn)科技有限公司（簡稱慧點(diǎn)科技）的OA產(chǎn)品經(jīng)理李小娟指出，OA系統(tǒng)建設(shè)不是“一次性”工程，系統(tǒng)建成后的應(yīng)用深化、系統(tǒng)完善不容忽視。定期檢查OA應(yīng)用現(xiàn)狀并進(jìn)行針對性的改善，不僅有助于保持系統(tǒng)的健康、穩(wěn)定運(yùn)行，更有利于企業(yè)辦公和管理效能的提升。

慧點(diǎn)科技OA產(chǎn)品經(jīng)理 李小娟

避開升級的五大誤區(qū)

李小娟認(rèn)為，OA系統(tǒng)升優(yōu)化、升級的驅(qū)動力是企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。但是從目前的情況來看，很多企業(yè)在對OA系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、升級的時候，存在一些誤區(qū)。這些誤區(qū)的存在，使得升級后的OA系統(tǒng)效果通常不盡如人意。這些誤區(qū)主要包括：

其一，為了優(yōu)化而優(yōu)化，盲目地追求技術(shù)的先進(jìn)性，而忽略了企業(yè)的應(yīng)用需求現(xiàn)狀，造成IT系統(tǒng)和管理現(xiàn)狀不匹配，導(dǎo)致“大馬拉小車”的資源浪費(fèi)。

其二，過于謹(jǐn)慎、保守，沒有充分考慮技術(shù)和管理理念的前瞻性，出現(xiàn)“一上線就落后”的尷尬局面。

其三，過分拘泥于原有系統(tǒng)的操作和部署模式，沒有充分利用先進(jìn)技術(shù)、新模式所帶來的操作便捷和靈活部署優(yōu)勢。這樣做雖然用戶對升級后操作的變化感覺不大，但升級后系統(tǒng)的效率、應(yīng)用便捷性和用戶體驗(yàn)的提升卻受到局限。

其四，過于強(qiáng)調(diào)滿足業(yè)務(wù)操作層面的需求，而沒有充分考慮企業(yè)管理層的決策需求，造成系統(tǒng)應(yīng)用無法與企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略相匹配，不能很好地為管理決策提供支持。

其五，系統(tǒng)優(yōu)化、升級工程龐大，對管理層和用戶層的使用習(xí)慣改變過大，影響了系統(tǒng)推廣效率和企業(yè)的日常運(yùn)營管理。

“OA系統(tǒng)與企業(yè)的管理理念和戰(zhàn)略發(fā)展是密不可分的，不能單獨(dú)考慮OA系統(tǒng)是否要優(yōu)化、升級。所以，OA系統(tǒng)的優(yōu)化、升級是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要建立在對企業(yè)管理的方方面面再次審視的基礎(chǔ)之上。”李小娟說，“OA系統(tǒng)是企業(yè)管理理念的展示平臺和管理觸角的延伸，OA建設(shè)不能脫離企業(yè)管理現(xiàn)狀，而是要滿足企業(yè)的組織架構(gòu)、人力資源、企業(yè)戰(zhàn)略等方面的管理訴求，成為業(yè)務(wù)發(fā)展的IT基礎(chǔ)支撐平臺。”

她補(bǔ)充說，慧點(diǎn)科技長期致力于國內(nèi)大型企業(yè)的OA系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)，已經(jīng)為40余家央企為代表的千余家大型企業(yè)提供了產(chǎn)品與服務(wù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來穩(wěn)定、先進(jìn)的系統(tǒng)，以及豐富的企業(yè)管理和系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)注大協(xié)同、移動化和數(shù)字化

李小娟認(rèn)為，企業(yè)在優(yōu)化、升級OA系統(tǒng)時，既要考慮技術(shù)的先進(jìn)性，又要綜合評價企業(yè)的實(shí)現(xiàn)需求，充分考慮各個層面的IT訴求，讓OA系統(tǒng)成為一個協(xié)同工作、資源共享、決策支持的管理平臺。

就當(dāng)前的技術(shù)和管理發(fā)展趨勢來看，李小娟認(rèn)為，OA系統(tǒng)優(yōu)化、升級時應(yīng)該關(guān)注大協(xié)同、移動化和數(shù)字化。“未來改變集團(tuán)型企業(yè)管理模式的關(guān)鍵因素就是IT系統(tǒng)帶來的管理的大協(xié)同、移動化和數(shù)字化。這三個因素將改變企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營管理模式，打破企業(yè)傳統(tǒng)的層級企業(yè)管理模式，推動企業(yè)組織的網(wǎng)絡(luò)化和管理創(chuàng)新。”李小娟說。

其中，大協(xié)同是OA價值的重要體現(xiàn)。OA系統(tǒng)的功能已經(jīng)從傳統(tǒng)的郵件和公文管理延伸到企業(yè)協(xié)同辦公和管控領(lǐng)域的方方面面，從傳統(tǒng)的電子化向協(xié)同化和關(guān)注管控性發(fā)展。協(xié)同化的OA系統(tǒng)有助于企業(yè)全面提升企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同效率、深化協(xié)同領(lǐng)域的應(yīng)用深度，同時能將企業(yè)的管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)則、管控要求等有效地從原來的文檔直接嵌入到業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)中落地。與此同時，隨著協(xié)同應(yīng)用的深入，企業(yè)需要考慮各個應(yīng)用間的連接，建立起業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同工作、跨組織層級的運(yùn)營管理協(xié)同的大格局。這樣，大協(xié)同下的OA應(yīng)用不僅能固化業(yè)務(wù)流程，還能打破部門壁壘，實(shí)現(xiàn)以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的管理協(xié)同，提高企業(yè)的市場響應(yīng)速度，強(qiáng)化競爭優(yōu)勢。

移動化已經(jīng)成為OA系統(tǒng)建設(shè)的必選項(xiàng)。OA移動化可以釋放管理效能，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同，同時還能簡化、強(qiáng)化內(nèi)部溝通，打造企業(yè)文化宣傳的入口和重要陣地。因?yàn)镺A系統(tǒng)涉及到的業(yè)務(wù)流程較多，而企業(yè)管理還處在不斷調(diào)整、變化中，因此，企業(yè)在進(jìn)行移動OA選型時，除了要關(guān)注移動平臺本身的安全性、響應(yīng)速度、穩(wěn)定性和操作友好性外，還應(yīng)該關(guān)注其與OA的匹配性。移動OA平臺要與OA系統(tǒng)保持高度一致，而不必因OA系統(tǒng)中的流程、表單的調(diào)整而引發(fā)系統(tǒng)重建，或者帶來大工作量的調(diào)整。據(jù)悉，慧點(diǎn)科技的集團(tuán)型協(xié)同辦公產(chǎn)品可以幫助企業(yè)搭建一個集協(xié)同辦公、移動審批和在線溝通為一體的即時辦公環(huán)境，幫助企業(yè)建立起高效運(yùn)營和符合內(nèi)控管理要求的監(jiān)管機(jī)制，使得企業(yè)內(nèi)部知識傳遞更加便捷、通暢。此外，慧點(diǎn)科技的移動OA采用配置化實(shí)施策略，開發(fā)者僅需對OA中需要移動化的流程或應(yīng)用進(jìn)行配置即可實(shí)現(xiàn)應(yīng)用的移動化。

OA系統(tǒng)的數(shù)字化首先服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部的管理決策支持，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理流程的PDCA精益管理；其次還服務(wù)于供應(yīng)商，這說明企業(yè)的OA系統(tǒng)不再局限于企業(yè)內(nèi)部管理，還強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的協(xié)同、溝通，打通上下游產(chǎn)業(yè)鏈。李小娟透露，慧點(diǎn)科技的集團(tuán)型協(xié)同辦公產(chǎn)品，在產(chǎn)品設(shè)計時就充分考慮了客戶的數(shù)字化需求，提供效能統(tǒng)計功能，幫助用戶構(gòu)建能夠滿足各種決策需求的應(yīng)用。

從源頭上避免推倒重來

隨著管理水平的提升和管理理念的變化，OA系統(tǒng)不可避免地需要升級和優(yōu)化。李小娟告訴記者，如果OA系統(tǒng)的平臺不支持迭代開發(fā)，系統(tǒng)在升級和優(yōu)化時，往往會采用推倒重來的方式，這給不僅給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失和升級周期的延長，而且?guī)砗芏嚯[性的損失。比如，管理不能延續(xù)，運(yùn)營管控不能縱向貫穿，重建的系統(tǒng)不適用于所有成員企業(yè)，用戶使用習(xí)慣改變帶來的培訓(xùn)成本居高不下，系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)孤島林立等。

因此李小娟認(rèn)為，IT管理部門在做選型時，就應(yīng)該選擇一個可以支持迭代開發(fā)、平滑升級的基礎(chǔ)平臺，這樣既能快速響應(yīng)內(nèi)部需求，又能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的平滑升級。她表示，慧點(diǎn)科技的OA系統(tǒng)平臺可以全面滿足集團(tuán)型企業(yè)的這些需求，并已在大型集團(tuán)企業(yè)中廣泛推廣應(yīng)用。

李小娟強(qiáng)調(diào)，集團(tuán)型企業(yè)具有管理方式和成員組成、業(yè)態(tài)模式多樣化的特點(diǎn)，很難用一個絕對標(biāo)準(zhǔn)來衡量和要求所有成員企業(yè)。因此，集團(tuán)型企業(yè)的IT系統(tǒng)要充分適應(yīng)企業(yè)管理的多樣性，既要滿足集團(tuán)統(tǒng)一管控的發(fā)展要求，也要考慮不同業(yè)務(wù)單元的實(shí)際需求。OA系統(tǒng)建設(shè)按照多租戶方式進(jìn)行部署，在共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的前提下實(shí)現(xiàn)單個租戶應(yīng)用和數(shù)據(jù)的獨(dú)立，就是一個很好的選擇。

李小娟總結(jié)道，慧點(diǎn)科技的OA系統(tǒng)平臺具有支持多租戶部署、移動化、數(shù)字化、迭代開發(fā)、平滑升級等特點(diǎn)，采用的高性能、可伸縮的集團(tuán)化架構(gòu)設(shè)計，能夠幫助集團(tuán)企業(yè)建立全集團(tuán)統(tǒng)一且兼顧各成員企業(yè)差異化的協(xié)同辦公平臺，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一運(yùn)維、統(tǒng)一升級、統(tǒng)一管理”的信息化管控目標(biāo)，降低集團(tuán)企業(yè)因系統(tǒng)升級優(yōu)化帶來的管理、運(yùn)營成本和風(fēng)險。